Lovpligtig tidsregistrering af arbejdstid træder i kraft 1. juli. Alle arbejdsgivere skal overholde den nye lov om tidsregistrering. Læs her, hvad du skal vide om de nye krav om tidsregistrering.
Et flertal i Folketinget har besluttet at gøre det lovpligtigt for arbejdsgivere at lave tidsregistrering af medarbejderes arbejdstid. Loven træder i kraft den 1. juli og får betydning for alle arbejdsgivere. Nedenfor kan du læse alt det vigtigste om de nye regler om tidsregistrering.
Hvem omfattes af lovpligtig tidsregistrering?
Alle virksomheder er omfattet af krav om tidsregistrering. De nye regler om tidsregistrering kræver, at du som arbejdsgiver skal implementere et system, der kan registrere dine medarbejdernes daglige arbejdstid. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
For medarbejdere med faste arbejdstider – fx fra 7-15 eller fra 8-16 – er det relativt let at registrere i overensstemmelse med de nye krav om tidsregistrering. For medarbejdere med fleksible arbejdstider og for medarbejdere, der arbejder ude hos kunder, vil det blive en kende mere udfordrende at registrere arbejdstiden løbende. Der findes dog gode tidsregistreringssystemer, som også kan gøre dette ligetil.
Hvordan overholder jeg lov om tidsregistrering?
Senest 1. juli, hvor loven – som er et EU arbejdsdirektiv – træder i kraft, skal du ifølge loven have et …
”Objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem.”
Det betyder, at der i praksis er metodefrihed i forhold til at overholde lov om tidsregistrering, så du skal blot bruge et system, der honorerer de ovennævnte rammer. For at leve op til de nye krav til tidsregistrering skal systemet kunne…
- Måle daglig, ugentlig og månedlig arbejdstid*
- Tilgås af medarbejderne, da de skal kunne finde deres oplysninger i systemet, mens de er ansat
- Gemme de angivne oplysninger i 5 år
Der gælder tillige registreringspligt af afvigelser hos medarbejdere der har fast arbejdstid. Fx fra kl. 7-15. Det vil sige, at hvis en medarbejder arbejder fra kl. 7-16, skal den ekstra 1 time, registreres som en afvigelse.
Opgaven for din virksomhed bliver dermed at finde og vælge et system, I synes er nemt for både ledelsen og medarbejderne at benytte. Herunder vil vi også anbefale at være opmærksom på brugervenlighed og tilgængelighed således, at det er nemt at indarbejde gode vaner, og så der ikke sker fejl i tidsregistreringen.
* Måling af månedlig arbejdstid gælder den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid over en referenceperiode på fire måneder.
Hvorfor udvides arbejdstidsloven med tidsregistrering af medarbejdere?
Det nye tidsregistrering lovkrav er en implementering af en afgørelse fra EU-Domstolen fra 14. maj 2019. Afgørelsen kom på baggrund af en sag, hvor den spanske fagforening CCOO havde sagsøgt Deutsche Bank for ikke at kunne sikre, at reglerne for arbejdstid blev overholdt.
Med afgørelsen blev det altså slået fast, at arbejdsgivere skal indføre registrering af lønmodtagernes daglige arbejdstid. Formålet er ifølge EU-Domstolen at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde.
Hvad er arbejdstid?
Det nye EU arbejdstidsdirektiv definerer arbejdstid i artikel 2 som følgende:
”Medmindre andet er fastsat i henhold til kollektiv overenskomst, forstås ved arbejdstid i denne lov det tidsrum, hvori arbejdstageren er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelse af sin beskæftigelse eller sine opgaver.”
De nye lovkrav om registrering af arbejdstid kan virke bureaukratiske og krævende. Men med den rette software er det relativt let at gå til.
Er der undtagelser fra lovkrav om tidsregistrering?
Den nye lov om arbejdstidsregistrering indeholder en undtagelsesbestemmelse. Visse medarbejdere kan nemlig undtages fra reglerne om daglig hviletid, ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid – og dermed også fra registreringspligten.
Det sker ved, at en lønmodtager og en arbejdsgiver indgår aftale om, at der kan arbejdes ud over 48 timer i gennemsnit om ugen via en såkaldt ”opt out”. Der er tale om individuelle aftaler, som kan laves, hvis der er hjemmel til det i en kollektiv overenskomst, der er indgået mellem de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter.
I den forbindelse bemærkes det, at lovforslaget bygger på en partsaftale indgået mellem DA, FH og AC.
Det gælder desuden, at medarbejdere, der selv planlægger arbejdstiden, har ledelsesmæssige funktioner eller grundet arbejdets karakter ikke kan fastlægge deres arbejdstid på forhånd, kan indgå under begrebet “selvtilrettelæggere” og på den måde været undtaget fra tidsregistrering. I så fald skal det fremgå af ansættelseskontrakten, at medarbejderen ikke er omfattet af reglerne om daglig hviletid, ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid.
Bemærk dog, at selvtilrettelægger-begrebet ikke er entydigt fastlagt i lovens bemærkninger.
Det vil derfor være op til individuelle og konkrete vurderinger af, om en medarbejder skal/kan undtages. Det forventes, at sådanne undtagelser får et begrænset anvendelsesområde.
Ofte stillede spørgsmål om lov om tidsregistrering
Hvad er kravene til tidsregistrering?
Den nye lov om tidsregistrering gælder fra 1. juli 2024 hvor arbejdsgivere skal registrere medarbejderes arbejdstid ved hjælp af et system, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Systemet skal kunne måle daglig, ugentlig og månedlig arbejdstid, være tilgængeligt for medarbejderne og gemme data i 5 år.
Hvem er omfattet af lovkrav om tidsregistrering?
Alle virksomheder skal følge de nye regler om tidsregistrering. Reglerne for tidsregistrering gælder både for medarbejdere med faste og fleksible arbejdstider.
Der er dog enkelte undtagelser. Se mere om disse i spørgsmålet herom.
Hvordan vælger man et tidsregistreringssystem?
Der er metodefrihed. Arbejdsgivere kan vælge ethvert system, der opfylder lovkrav om tidsregistrering objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed. Fra Uni-tels side anbefaler vi et system, der er brugervenligt og nemt at integrere i virksomhedens daglige rutiner. Vi tilbyder både et separat tidsregistreringssystem og et der er integreret i virksomhedens telefoni.
Hvorfor er tidsregistrering lovkrav?
Tidsregistrering er blevet lovpligtigt for at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde. Det er en implementering af en EU-Domstols afgørelse fra 2019.
Er der undtagelser fra lov om tidsregistrering?
Visse medarbejdere, såsom selvtilrettelæggere eller dem med ledelsesmæssige funktioner, kan undtages fra lovpligtig tidsregistrering. Dette kræver individuelle aftaler, der skal fremgå af ansættelseskontrakten.
Der er desuden visse medarbejdertyper, som undtages:
- Lastbilchauffører, da de har en anden lovgivning om arbejdstid/køre-hviletid etc. og er derfor ikke omfattet.
- Medarbejdere, der udfører samfundskritiske funktioner såsom læger, brandmænd og ambulanceførere er undtaget.
- Mobile medarbejdere – Som er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning på sociale område inden for vejtransport er undtaget.
- Arbejdende familiemedlemmer er undtaget.
- Medarbejdere, hvis arbejde er tilknyttet Kirke eller andet religiøst arbejde er undtaget
Vi anbefaler at læse mere her.
Hvad er definitionen af arbejdstid ifølge loven?
Arbejdstid defineres som den tid, hvor medarbejderen er på arbejde og står til rådighed for arbejdsgiveren. Dette gælder, medmindre andet er fastsat i en kollektiv overenskomst.
Hvad skal arbejdsgivere være opmærksomme på ved tidsregistrering?
Arbejdsgivere skal sikre, at tidsregistreringssystemet er nemt at bruge, og at data registreres korrekt for at undgå fejl. Derudover skal systemet opbevare data i mindst 5 år og kunne håndtere både normale arbejdstider og eventuelle afvigelser.
Bliv kontaktet af en ekspert i systemer til overholdelse af lovkravene
Få en ekspert i brugervenlige systemer til overholdelse af lovkrav om tidsregistrering til at kontakte dig.
Mere om tidsregistrering lovkrav
Et flertal i folketinget vedtog 23. januar 2024 en ændring af arbejdstidsloven. Ændringen betyder bl.a. at arbejdsgivere skal have systemer til at registrere alle medarbejderes arbejdstid. Lovforslaget hviler på en partsaftale indgået mellem DA, FH og AC.
Læs mere i Retsinformation – LOV nr 89 af 30/01/2024
Læse mere på Folketingets hjemmeside – ft.dk – L 68 Forslag