”Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted”
Danske Konferencecentre begyndte at arbejde i Microsoft Teams i 2019. Skiftet til Teams var enkelt og har medført store fordele, ikke mindst i forhold til telefoni og CRM.
Når man som foreningen Danske Konferencecentre håndterer betydelige dele af salgsarbejdet for over 100 partnervirksomheder, byder dagligdagen på masser af kommunikation. Der kommer henvendelser via alle digitale kanaler, og der følges telefonisk op på dem alle.
”Vi er dybt afhængige af telefoni, der fungerer og kan håndtere den volumen, vi har. Hvis der fx kommer en besked via hjemmesiden, ringer vi op inden for fem minutter. Så vi bruger rigtig meget tid på telefonen”, siger Yvonne Willersrud, der sammen med fire kolleger varetager hovedparten af den daglige kontakt til Danske Konferencecentres partnere og kunder.
Danske Konferencecentre forbinder deres partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events. Billedet er fra Vingsted hotel- og konferencecenter. Foto: Pressefoto
Hurtigt oppe at køre
Foreningen flyttede både telefoni og store dele af deres administration over på Teams-platformen i 2019. Skiftet indebar en samtidig integration af telefonien til CRM-systemet Microsoft Dynamics. Det hele foregik i løbet af få dage, og alle medarbejdere tog det hurtigt til sig.
”I forhold til telefonidelen fik vi fx at vide mandag morgen, hvordan vi skulle gøre. Der var en konsulent ude til at løse de få udfordringer, der opstod, og dagen efter var det faktisk hverdag. Vi kunne mærke, at det blev prioriteret højt at få os op at køre hurtigt”, siger Yvonne Willersrud.
Læs mere om det profesionelle telefonmøde >>
Krav om integration til CRM
Danske Konferencecentre forbinder deres over 100 partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events af enhver art. Den brede kontraktkreds gør en god integration mellem telefoni og CRM særdeles værdifuld. Netop dette var også et af de vigtigste krav, da de skulle vælge et nyt system.
”Da vi tog integrationen til CRM i brug, cirka 14 dage efter opstarten med Teams, oplevede vi for alvor, hvor smart det var. Det med at få tingene samlet, sådan at CRM-systemet ejer telefonnumrene, så de kun skal opdateres ét sted, sparer en masse tid i dagligdagen”, forklarer Yvonne Willersrud. Hun fremhæver desuden, at man kan ringe ud med få klik i CRM og få vist kontaktkort ved indgående kald, så det straks er synligt, hvilken kunde eller partner, der er i røret.
Chat og Outlook letter hverdagen
Microsoft Teams er et stort system med mange funktioner. Hos Danske Konferencecentre er flere elementer hurtigt blevet en vigtig del af hverdagen. Ifølge Yvonne Willersrud har de mange hjemmearbejdsdage under Covid-19-krisen haft en naturlig indvirkning på, hvor hurtigt de har taget det til sig, og hvad de bruger her og nu.
”En af de features, vi bruger rigtig meget, er chat. Al den dialog vi havde henover skrivebordene, kører nu på chat. Man kan se, hvem der er online og ser beskederne og man kan se, om en besked er læst”, fortæller Yvonne Willersrud, som også fremhæver integrationen til Outlook.
”Integrationen til Outlook gør det let at se, hvem der sidder i møde, uden at man behøver åbne deres kalender. Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted.”
En nem proces
Hun forventer, at de løbende vil tage flere features i brug, ligesom hun er åben for, at deres vaner meget vel kan ændre sig, når arbejdslivet normaliseres efter Covid-19-pandemien.
”Der er formentlig en begrænsning på, hvor meget man mentalt kan tage ind samtidig. Man tager det med det største behov først”, siger Yvonne Willersrud.
Selvom det kan ses som en stor beslutning at skifte en hel platform ud, har hun ikke haft fornemmelsen af, at noget var vanskeligt.
”Måske har det spillet ind, at vi havde internettelefoni i forvejen. Men jeg oplevede ikke, at noget var besværligt. Vi er glade for vores valg, og vi er glade for den support vi har fået”, siger Yvonne Willersrud.
Kort om Danske Konferencecentre
Produkter og ydelser
Danske Konferencecentre, stiftet i år 1990, er en forening af over 100 møde- og konferencecentre. Foreningen fungerer som et salgs- og udviklingshus for konferencecentrene, som kobles med virksomheder, der søger egnede steder til konferencer, møder, events, firmafester mv.
Telefoni i Microsoft Teams
- M Networks har hjulpet Danske Konferencecentre med implementering af Microsoft Teams, inklusive telefoni.
- Telefonien baserer sig på to teknologier fra Uni-tel, nemlig integration til Teams samt Uni-Connect, som integrerer telefonien med CRM-systemet, som i dette tilfælde er Microsoft Dynamics.
Løsning: Telefoni i Microsoft Teams og integration til Dynamics
Branche: Salg og markedsføring
Antal medarbejdere: 9
————————————–