Med tre Gazeller i bagagen hører Esbjerg Maritime Service tydeligvis ikke til de bagud skuende. Heller ikke hvad angår telefoni, hvor de rådgivet af Vestjysk Erhvervstelefoni valgte en topmoderne integration mellem Totalview og Uni-tel.

Esbjerg Maritime Service, eller blot EMS, har udviklet sig til lidt af et erhvervseventyr. Deres leverancer til vidt forskellige grene af energisektoren er unikke inden for både kreativt ingeniørarbejde, avanceret svejsning, effektiv produktion samt service og vedligeholdelse.

Brugervenligt og fleksibelt

God service er væsentligt for den succesfulde virksomhed, og derfor har de valgt en telefoniløsning fra absolut øverste hylde. En løsning, der er så brugervenlig og fleksibel, at de – præcis som med deres egne leverancer – ikke behøver gå på kompromis.

Godt halvdelen af de ca. 110 medarbejdere hos EMS har en mobiltelefon. Løsningen er designet så de enkelte mobilers opsætning passer til de enkelte medarbejderes hverdag.

”Vores løsning er en kombination af Totalview og Uni-tel. Vi har brug for nem adgang til kollegerne, og med Totalviews app på mobilen kan alle altid kan se, om en kollega er ledig, taler i telefon eller er optaget i møde”, fortæller Dorthe Vandt, som er ansvarlig for administration og HR hos EMS.

Netop denne funktion hørte til blandt en hel stribe af forskelligartede krav, EMS kom med, da de indledte processen med at finde en ny telefonileverandør.

”Vi havde en masse krav, og Vestjysk Erhvervstelefoni anbefalede derfor, at vi benyttede integrationen mellem Uni-tel og Totalview. Det gav mening for os, fordi det er så fleksibelt, at vi kunne få det sat op som vi gerne ville”, siger Dorte Vandt.

Integration til Microsoft giver fordele

En del af mulighederne kommer af, at løsningen er fuldt integreret til Microsoft 365. Det giver flere fordele og handler ikke blot om, at det er let at se detaljer om kollegernes tilgængelighed. Det betyder også, at det er nemt for den enkelte medarbejder at sætte sin telefon til at reagere, så den passer til situationen.

”Hvis man pludselig får et møde, eller hvis man taler med en kollega, hvor det kræver en halv time, kan man gå ind på sin status i Totalview og skrive, at den næste halve time er man optaget. Så omstilles der til hovednummeret eller et andet valgt nummer, hvis nogen ringer”, siger Dorthe Vandt.

Dermed rør hun ved endnu en af de fordele, Totalview og Uni-tel har skabt ved at integrere til Outlook, fortæller Dennis Christensen fra Vestjysk Erhvervstelefoni, som har implementeret løsningen hos EMS og også står for løbende service.

”Det er en fleksibel løsning med en masse muligheder, som EMS også har været virkelig gode til at se potentialet i og til at udnytte. Det kræver en smidig platform at yde en god og professionel service i en tid, hvor rigtig mange er mobile og ikke kan forventes at sidde ved skrivebordet hele tiden”, siger Dennis Christensen.

”Lokal service er guld værd”

Det er ikke tilfældigt, at EMS valgte en lokal virksomhed som Vestjysk Erhvervstelefoni til at stå for deres telefoni.

”Det gælder generelt, at vi gerne vil handle lokalt, men den service, vi får, er også guld værd i sig selv. Vi sætter virkelig meget pris på at have en leverandør, der ved, hvem vi er, og Vestjysk Erhvervstelefoni har været fantastisk gode til at lytte til, hvad vi gerne ville. Og også til at formidle det til Uni-tel og Totalview. Det har været en virkelig god proces”, siger Dorthe Vandt.

Fuldt stabil drift

Tilfredsheden gælder ikke kun opstarten, men også efterfølgende. Medarbejderne har i dag taget løsningen til sig og er gode til at udnytte dens muligheder. Også selvom det har krævet en vis disciplin at vænne sig til fx altid at have en opdateret kalender, så alle kan udnytte den gennemsigtighed, løsningen giver.

”Om driftssituationen er der ikke meget andet at sige, end at det bare kører. Og skulle der være en enkelt ting, tager Dennis fat i det med det samme og får det løst. Vi er en virksomhed i vækst, så det sker også jævnligt, at vi får nye kolleger, og der går det lynhurtigt, når vi skal bruge et nyt nummer”, siger Dorthe Vandt.

100 procent mobilt – næsten da …

Løsningen er stort set 100 procent mobil, men Dorthe Vandt og enkelte af hendes kolleger har valgt også at bruge det medfølgende switchboard. Så kan de sidde ved skrivebordet og håndtere indgående kald til hovednummeret, når det passer bedst sådan.

”Vi er fem, der har et display på vores computer svarende til et omstillingsbord. Her kan vi gå ind og se, hvad medarbejderne har i kalenderen, om de taler i telefon, eller om deres telefon ringer. Og så kan vi selvfølgelig stille om og trække hinandens telefoner, og hvis den, der har køen, ikke svarer, ringer den videre hos den næste.

Kort om EMS

Antal medarbejdere:
110

Ydelser:
Ingeniør- og produktionsvirksomhed med speciale inden for design og fremstilling af stålkonstruktioner, mekaniske løsninger og rørløsninger med et særligt fokus på
onshore- og offshore-projekter.

Virksomheden blev stiftet i 2011 og er siden vækstet kraftigt og har modtaget tre Børsen-Gazeller. Direktør og stifter, Kenneth Hagelskjær, blev kåret til årets ejerleder i Syddanmark i 2021.

Telefoni hos EMS

Løsningen er baseret på en integration mellem Uni-tel og Totalview og er implementeret af Vestjysk Erhvervstelefoni.

Den består af omtrent 55 mobiltelefoner. Desuden har fem medarbejdere adgang til et switchboard, som tilgås fra PC med tilhørende headset.

Læs mere om en omstillingsløsning fra Uni-tel.

BHS Logistics IT-chef fortæller her om et problemfrit skift til IPhouse og Uni-tel. Samtlige 300 mobile og stationære forbindelser virkede med det samme. Som tryghed havde IPhouse placeret en tekniker på alle virksomhedens lokationer.

Frygt for udfald og andre uregelmæssigheder kan være en barriere for virksomheder, der ønsker at skifte telefonsystem. Gør man det rigtigt, er der imidlertid ikke grund til bekymring. God planlægning og erfarne folk sikrer hvert år, at hundredvis af virksomheder skifter til Uni-tel, uden at medarbejderne mærker til det. En af dem er den succesfulde bornholmske speditør, BHS Logistics.

”Som logistikvirksomhed er det at skifte 250 simkort på en gang ikke en øvelse, man ser frem til. Vi har prøvet det en gang tidligere, og der virkede halvdelen ikke på dagen. Men da vi med IPhouses hjælp skiftede til Uni-tel, virkede alt med det samme”, fortæller Kell Christensen, som er IT-chef og ansvarlig for telefoni i BHS Logistics.

BHS Logistics råder over et moderne værksted, hvor lastvogne, trailere og entreprenørmaskiner serviceres og repareres.

Alt var oppe at køre på en dag

Ud over, at der var styr på processerne, medvirkede det til at give ro i maven, at IPhouse havde placeret en tekniker på alle virksomhedens lokationer. Dermed havde alle BHS Logistics afdelinger på Bornholm, Sjælland og i Jylland en ekspert tæt på.

”Det gik lige ud af landevejen. Skiftet tog en dag, og så var alt oppe at køre og virkede. Inklusive de 250 mobiler. Hvis noget har drillet, tror jeg ikke, nogen har opdaget det, og under alle omstændigheder var der en tekniker på stedet”, siger Kell Christensen.

Den erfarne IT-chef tøver ikke med at give endog meget fine karakterer til håndteringen.

”Jeg vil gerne give dem 99.999 for det skift, så det er til topkarakter. Det har været meget nemt at skifte, og processen har været behagelig. Servicen efterfølgende er også exceptionelt god. I dag har vi den service i hele landet, vi før kun havde på Bornholm. Hvis der er noget, bliver det løst fantastisk hurtigt”, siger Kell Christensen.

Stor tilfredshed med systemet

Når det kommer til den daglige drift og brugen af telefonsystemet er der også stor tilfredshed hos den bornholmske speditør. En stor del af deres forretning foregår på telefonen med kunder, så systemet bruges i døgndrift. Mens chaufførerne har mobiler, har de fleste kontormedarbejdere både mobil og fastnet.

”Vi er ved at gå lidt væk fra bordtelefoner, men det går langsomt. Selv har jeg kun mobil, men der er nogle vaner, der skal brydes, og for nogen er det også nemmere at bruge systemet på computeren. Så folk får selv lov at vælge. Det er jo ikke sådan, at en bordtelefon og et ekstra nummer vælter budgettet”, siger Kell Christensen.

I receptionen er man også glade for det nye system. Medarbejderne blev hurtigt lært op, og i dag glæder de sig over et mere moderne system end det gamle.

”En del af det at flytte er selvfølgelig, at man skal lære nye ting at kende. Men systemet her er meget nemt at lære, og det virker og bliver udviklet løbende. I løbet af det år, vi har været med, er der lavet flere opdateringer. Jeg har også selv stillet forslag, og det har man taget til sig, så det kommer i næste version”, siger Kell Christensen.

Skiftede ikke for pengenes skyld

Den grundlæggende årsag til, at BHS Logistics valgte at skifte til IPhouse og Uni-tel, var, at de havde brug for bedre service. De ville have teknikere tæt på deres lokationer, hvilket den gamle udbyder havde fjernet. De fik samtidig et billigere system, men Kell Christensen understreger, at det ikke var afgørende for deres valg.

”Det blev billigere. Meget billigere, faktisk, men det var ikke det, der gjorde, at vi skiftede. Det altafgørende var servicedelen. Først og fremmest dette her med at have et erhvervscenter tæt på, men også den generelle service. Alle dem, jeg har talt med hos Uni-tel og IPhouse har været meget behagelige og meget forstående overfor de problemer, man kommer med. De er sindssygt servicemindede”.

Den succesfulde bilforhandler Bin2Bil går længere end de fleste for at imødekomme kundernes ønske om god service. Driftschef, Kristian Haubjerg fortæller her, hvordan en telefoniløsning fra IPhouse og Uni-tel understøtter forretningen ned til mindste detalje.

12. februar 2021 er en dato, der har bidt sig fast hos Bin2Bils driftschef, Kristian Haubjerg. Det var nemlig den dag, de var klar til at lave det endelige skift over til Uni-tels telefoniplatform One-Connect. Det kan måske lyde lidt overdrevet. Der er trods alt bare tale om telefoni. Men når man stiller så store krav til service, som de gør hos Bin2Bil, er der ikke noget, der hedder ”bare”.

Bin2Bils telefoni er skræddersyet til at håndtere 140 medarbejdere fordelt på tre lokationer med forskellige åbningstider. Billedet er fra butikken i Slagelse.

”Det gik fantastisk”

”Vores telefonopsætning er voldsomt kompleks. Vi har 140 medarbejdere placeret i tre byer med skiftende åbningstider, så det at skulle skifte et system er avanceret. Vi havde en stor mængde detaljer programmeret ind, som skulle med over, så jeg var noget nervøs. Men det gik fantastisk, så det var en god fredag”, fortæller Kristian Haubjerg.

Før skiftet lå flere møder og et grundigt forarbejde, hvor IPhouse havde sat sig ind i alle detaljer og gjort alt klar, så overgangen ikke medførte uregelmæssigheder. På selve dagen havde IPhouse bl.a. placeret en tekniker i hver by, som sikrede, at det cloud-baserede setup kom op at køre på minuttet for samtlige medarbejdere.

Forskellige og skiftende telefontider

En af de særlige services, Bin2Bil yder, er, at det mekaniske værksted i hovedafdelingen i Holbæk har åbent mandag til torsdag fra syv morgen til 23 aften. De andre byer følger traditionelle detailåbningstider, mens fx stabsfunktionerne på hovedkontoret arbejder inden for almindelig kontortid.

”Mekanisk værksted, reservedele, salg, bogholderi og skadecenter har forskellige åbningstider i forskellige byer. Det gør det ret komplekst at styre kundens opkald ind til os med et tastesystem. Vi vil ikke lade nogen opleve en optaget telefon eller at opkaldet ikke besvares, så derfor skal det skifte hen over døgnet, hvornår hvilke tastevalg er aktive”, forklarer Kristian Haubjerg.

Oven i det kommer, at åbningstiderne ændrer sig efter både sæson, særlige events som åbent hus og andre ting. Mens meget er forprogrammeret, er det derfor samtidig vigtigt, at systemet er fleksibelt, og at det er både nemt og sikkert at tilpasse det løbende.

”Mange af de mindre ting klarer vi selv. Sådan noget som en medarbejder, der synes, at hans mobil går for hurtigt på svarer, er det nemt for mig selv at justere. Med de lidt større ting er det til gengæld en kæmpe fordel at have IPhouse tæt på, og de rykker altid hurtigt”, siger Kristian Haubjerg.

Service tæt på

For Bin2Bil er det vigtigt at være en integreret del af det lokale erhvervsliv. Det er ikke tilfældigt, at deres nye bilhus i Holbæk er bygget af lokale håndværkere. Samme tilgang gælder telefoni.

”Vi kigger selvfølgelig også på pris og andre ting. Hvis en lokal udbyder koster 20 procent mere, må vi have en dialog. Skiftet til Uni-tel var der god økonomi i, men alligevel vil jeg sige, at det mest afgørende her var service. Menneskene bag løsningen betyder utrolig meget”, siger Kristian Haubjerg og forklarer, at det også er en af de helt store forskelle fra tidligere løsninger, de har haft.

”Før var det omstændeligt, når der skulle rykkes et komma. Så det er som dag og nat. IPhouse’s service er langt ud over det sædvanlige. Det drejer sig ikke om dage eller timer, men ofte om minutter før de reagerer på vores ønsker. Det betyder rigtig meget.”

Flere fordele ved ny teknisk platform

På den tekniske side fremhæver Kristian Daubjerg flere fortrin ved Uni-tel, som overgår det, de kom fra. En af dem er, at der er frit valg mellem udbydere. Det betyder, at de har valgt at benytte TDC’s net i Holbæk og Kalundborg og Telenors net i Slagelse, hvor de oplevede en ringere dækning via TDC.

Selve platformen får også rosende ord med på vejen. Ikke mindst dashboardet. Før led de under gammel teknologi med bordtelefonapparater med knapper til viderestilling.

”Det var begrænset til det enkelte apparat og grundlæggende ufleksibelt, fordi vi ikke selv kunne ændre noget. I dag kan hver enkelt medarbejder selv bygge sit dashboard op efter eget ønske. Samtidig er det blevet så meget nemmere at omstille kald og trække statistik osv. Vi havde også statistik før, men det var for komplekst og besværligt at bruge”, siger Kristian Haubjerg.

Sublim support

Mens det således står klart, at også teknikken følger med, vender Kristian Haubjerg igen tilbage til det for ham måske mest afgørende.

”Det er menneskerne bag løsningen. Det gode samarbejde med dem betyder utrolig meget. Den tekniske support fra IPhouse er sublim, det er den.