Kundecase: Danske Konferencecentre

Kundecase: Danske Konferencecentre

”Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted”

Danske Konferencecentre begyndte at arbejde i Microsoft Teams i 2019. Skiftet til Teams var enkelt og har medført store fordele, ikke mindst i forhold til telefoni og CRM.

Når man som foreningen Danske Konferencecentre håndterer betydelige dele af salgsarbejdet for over 100 partnervirksomheder, byder dagligdagen på masser af kommunikation. Der kommer henvendelser via alle digitale kanaler, og der følges telefonisk op på dem alle.

”Vi er dybt afhængige af telefoni, der fungerer og kan håndtere den volumen, vi har. Hvis der fx kommer en besked via hjemmesiden, ringer vi op inden for fem minutter. Så vi bruger rigtig meget tid på telefonen”, siger Yvonne Willersrud, der sammen med fire kolleger varetager hovedparten af den daglige kontakt til Danske Konferencecentres partnere og kunder.

Danske Konferencecentre forbinder deres partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events. Billedet er fra Vingsted hotel- og konferencecenter. Foto: Pressefoto

Hurtigt oppe at køre

Foreningen flyttede både telefoni og store dele af deres administration over på Teams-platformen i 2019. Skiftet indebar en samtidig integration af telefonien til CRM-systemet Microsoft Dynamics. Det hele foregik i løbet af få dage, og alle medarbejdere tog det hurtigt til sig.

”I forhold til telefonidelen fik vi fx at vide mandag morgen, hvordan vi skulle gøre. Der var en konsulent ude til at løse de få udfordringer, der opstod, og dagen efter var det faktisk hverdag. Vi kunne mærke, at det blev prioriteret højt at få os op at køre hurtigt”, siger Yvonne Willersrud.

Læs mere om telefonmøde, konferenceopkald og videokonference >>

Krav om integration til CRM

Danske Konferencecentre forbinder deres over 100 partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events af enhver art. Den brede kontraktkreds gør en god integration mellem telefoni og CRM særdeles værdifuld. Netop dette var også et af de vigtigste krav, da de skulle vælge et nyt system.

”Da vi tog integrationen til CRM i brug, cirka 14 dage efter opstarten med Teams, oplevede vi for alvor, hvor smart det var. Det med at få tingene samlet, sådan at CRM-systemet ejer telefonnumrene, så de kun skal opdateres ét sted, sparer en masse tid i dagligdagen”, forklarer Yvonne Willersrud. Hun fremhæver desuden, at man kan ringe ud med få klik i CRM og få vist kontaktkort ved indgående kald, så det straks er synligt, hvilken kunde eller partner, der er i røret.

Chat og Outlook letter hverdagen

Microsoft Teams er et stort system med mange funktioner. Hos Danske Konferencecentre er flere elementer hurtigt blevet en vigtig del af hverdagen. Ifølge Yvonne Willersrud har de mange hjemmearbejdsdage under Covid-19-krisen haft en naturlig indvirkning på, hvor hurtigt de har taget det til sig, og hvad de bruger her og nu.

”En af de features, vi bruger rigtig meget, er chat. Al den dialog vi havde henover skrivebordene, kører nu på chat. Man kan se, hvem der er online og ser beskederne og man kan se, om en besked er læst”, fortæller Yvonne Willersrud, som også fremhæver integrationen til Outlook.

”Integrationen til Outlook gør det let at se, hvem der sidder i møde, uden at man behøver åbne deres kalender. Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted.”

En nem proces

Hun forventer, at de løbende vil tage flere features i brug, ligesom hun er åben for, at deres vaner meget vel kan ændre sig, når arbejdslivet normaliseres efter Covid-19-pandemien.

”Der er formentlig en begrænsning på, hvor meget man mentalt kan tage ind samtidig. Man tager det med det største behov først”, siger Yvonne Willersrud.

Selvom det kan ses som en stor beslutning at skifte en hel platform ud, har hun ikke haft fornemmelsen af, at noget var vanskeligt.

”Måske har det spillet ind, at vi havde internettelefoni i forvejen. Men jeg oplevede ikke, at noget var besværligt. Vi er glade for vores valg, og vi er glade for den support vi har fået”, siger Yvonne Willersrud.

Kort om Danske Konferencecentre

 

Produkter og ydelser

Danske Konferencecentre, stiftet i år 1990, er en forening af over 100 møde- og konferencecentre. Foreningen fungerer som et salgs- og udviklingshus for konferencecentrene, som kobles med virksomheder, der søger egnede steder til konferencer, møder, events, firmafester mv.

 

Telefoni i Microsoft Teams
  • M Networks har hjulpet Danske Konferencecentre med implementering af Microsoft Teams, inklusive telefoni.
  • Telefonien baserer sig på to teknologier fra Uni-tel, nemlig integration til Teams samt Uni-Connect, som integrerer telefonien med CRM-systemet, som i dette tilfælde er Microsoft Dynamics.

 

 

 

 

Løsning: Telefoni i Microsoft Teams og integration til Dynamics

Branche: Salg og markedsføring

Antal medarbejdere: 9

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som Danske Konferencecentre?

Kundecase: Søren Knudsen A/S

Kundecase: Søren Knudsen A/S

”Vores hovedprioritet var en løsning, hvor dækningen var i top”

Høj dækning, høj oppetid og mulighed for at håndtere en døgnåben vagtordning. Sådan lød Søren Knudsen A/S’ tre hovedkrav, da de skulle vælge telefonsystem. BirkTeq leverede en Uni-tel-løsning, som kan det hele og mere til.

Søren Knudsen A/S er specialister i kabel- og ledningsarbejde og har dagligt medarbejdere ude på opgaver i det meste af Jylland. Med mange store kunder i forsyningssektoren er stor geografisk spredning og driftssikkerhed vigtige nøgleord for den Herning baserede virksomhed. Det kom også til at spille en hovedrolle i valget af erhvervstelefoni.

”Vi opererer i hele Jylland og skal altid kunne få fat i alle medarbejdere på telefonen. Der er forskel på, om man er i Sønderjylland, hvor noget fungerer godt, eller ude vest på, hvor andet har en bedre dækning”, siger Lisbeth Hoffmann, som har det daglige ansvar for virksomhedens administration.

Læs mere om Uni-tels mobilabonnementer >>

Frit valg mellem TDC og Telenors net

Kravet til dækning gælder ikke blot telefoni, men også mobilnet. Medarbejderne skal både kunne komme i telefonisk kontakt med hovedkontoret, hinanden og kunderne og samtidig kunne tilgå forskellige apps, som indgår i virksomhedens drift.

”Vores hovedprioritet, da vi skulle træffe valget, var en løsning, hvor dækkeevnen var i top. Derfor blev det afgørende, at vi hos Uni-tel kunne vælge frit mellem TDC og Telenors net”, siger Lisbeth Hoffmann.


Søren Knudsen A/S laver udgravninger i hele Jylland. Derfor benytter de Uni-tels frie operatørvalg, så de kan vælge den linje med bedst dækning i området. Foto: Søren Knudsen A/S

Driftsstabilitet i højsædet

Nogle af Søren Knudsen A/S´ øvrige krav til telefoni hænger sammen med, at de har mange kunder i forsyningssektoren, hvoraf flere skal kunne komme i kontakt med dem 24 timer i døgnet, året rundt.

”Stabilitet er vigtigt. Det skal være noget, der duer og ikke går ned”, siger Lisbeth Hoffmann og forklarer, at det samtidig betød meget, at løsningen kunne bære deres vagtordning.

”Vi udfører tilkaldeopgaver og har en vagttelefon, så energivirksomhederne kan få fat i en reparatør 24 timer i døgnet, hvis der sker et nedbrud. Vores vagtordning går på skift, og medarbejderne kan melde sig til og fra i forhold til, hvem der er ledig. Det skal telefonløsningen kunne håndtere”, forklarer Lisbeth Hoffmann.

Hurtig oprettelse af nye numre

Ud over disse væsentlige elementer, knytter der sig en stribe andre funktioner til løsningen. Der skal naturligvis være et velfungerende omstillingssystem. Der skal også være en app, hvor det er let for medarbejderne at finde hinandens numre. Også selvom de står ved en boring på en øde mark i Vestjylland.

Lisbeth Hoffmann fremhæver hertil, at ordningen er nem at administrere. Der er ingen binding, så de kan hurtigt skalere op og ned, så de undgår at betale for numre, der ikke er i brug. Ansætter de nye folk, er det tillige hurtigt at komme i gang.

”Oprettelsen af nye medarbejdere går hurtigt. Vi har nummeret med kode og det hele inden for et kvarter. Så nye telefoner er oppe at køre med det samme”, siger Lisbeth Hoffmann.

Søren Knudsen A/S´ løsning er leveret af BirkTeq, som desuden står for løbende tilpasning til det aktuelle behov. Søren Knudsen A/S har været kunder hos Uni-tel siden 2017.

 
 

Kort om Søren Knudsen A/S og telefoni

Udfører bl.a. styrede underboringer og nedgraver fiber-, el- og telefonkabler. Kunderne er i høj grad i forsynings- og telesektoren. Firmaet medvirker i alle dele af projekter fra planlægning til emnet tages i brug.

 

 
Telefoni og web
  • BirkTeq har installeret omtrent 150 telefoner hos Søren Knudsen A/S
  • Hovedvægten er på mobiltelefoni, som benytter både TDC og Telenors net
  • Daglig drift og vedligeholdelse leveres af BirkTeq
  • Løsningen baserer sig på Uni-tels One-Connect-platform

 

 

 

 

Søren Knudsen A/S

Løsning: Mobilbaseret One-Connect

Branche: Entreprenør

Antal medarbejdere: 150

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som Søren Knudsen A/S?

 

 

———————————-

 

Søren Knudsen A/S´ Uni-tel-løsning er leveret af forhandleren BirkTeq.

Kundecase: JGH Group

Kundecase: JGH Group

”Medarbejderne har hurtigt og intuitivt taget Teams til sig”

Handelshuset JGH Group har samlet al kommunikation i Teams. Overgangen var ligetil, og medarbejderne oplever et intuitivt system, som slet og ret bare virker.

Med 25 medarbejdere placeret på tre kontinenter er effektive kommunikationslinjer afgørende for JGH Group. I slutningen af 2019 valgte handelshuset derfor i samråd med Progressive at implementere Microsoft Teams. Med overgangen til Teams fik de samlet al kommunikation ét sted, inklusive telefonien, som hviler på Uni-tels unikke integration til Microsofts populære platform.

”Teams har udviklet sig til at blive et omdrejningspunkt for al vores kommunikation. Du har chat, telefoner, kalender og filer i ét system, så det er rigtig smart”, fortæller CFO, Tomas Dyrbye.

Handelshuset JGH Group har kontorer i tre lande og leverer bl.a. skibe og solenergianlæg til tredjeverdenslande. Al deres kommunikation, inklusive telefoni, kører via Teams. Foto: JGH Group.

En oplagt hjemmearbejdsplads

Nedlukningen af Danmark som følge af COVID-19 har stået på i en måned, da vi taler med ham, og han bemærker, at det nye system er ekstra smart i en situation, hvor mange arbejder hjemme. Fx er den telefoni-hardware, som før stod på kontoret som en nødvendig del af telefonsystemet, blevet overflødig.

”Før havde vi en klassisk telefonløsning. Et apparat på hvert skrivebord og omstilling og mobiltelefoner ved siden af. Et helt almindeligt gammeldags system. Nu er telefonerne væk, og folk bruger computeren eller mobilen til alle samtaler”, siger Tomas Dyrbye.

Læs mere om telefonmøde, konferenceopkald og videokonference >>

Potentiel effektivitetsgevinst

Han beskriver integrationen af chat, telefoner, kalender og filer i ét system som fikst og intuitivt og vurderer også, at det kan gavne effektiviteten i måden, folk samarbejder på.

”Der er nogle intuitive fordele ved det. Det er fx meget hurtigt at klikke ind og deltage på et møde, og det er nemt at dele filer. Jeg tror, at det på sigt vil medvirke til at forbedre vores effektivitet”, siger Tomas Dyrbye.

Medarbejderne tager godt i mod det

Han tilføjer, at det også har spillet en rolle for deres teknologivalg, at de har mange unge ansatte, som kommer med en forventning om, at en virksomhed som JGH Group har moderne systemer. Hans opfattelse er da også, at medarbejderne i meget vidt omfang har taget godt i mod overgangen til Teams. Til trods for, at det i udgangspunktet kan syne af en stor omvæltning.

”Vi overvejede det grundigt, før vi skiftede, og var inde på, om det ville være for stor en forandring. Men brugermæssigt har folk taget det til sig hurtigt og intuitivt, og det har været en god transfer. Så konsulenterne havde ret. Det virkede, og de havde styr på det”, siger Tomas Dyrbye.

Det virkede, og de havde styr på det

Ud over den tekniske migrering har processen også indeholdt en grad af uddannelse, ligesom JGH Group har prioriteret at forsyne alle medarbejdere med headsets i høj kvalitet, som sidder godt og har god lyd.

Hvordan fungerer Teams i forhold til mobiltelefonien?

”Den kan også køre via Teams. Den kan det samme som på computeren. Hvis der ikke er wifi, vil det være dyrere, og der er selvfølgelig situationer, hvor det ikke kan lade sig gøre. Men hvis man er på wifi enten hjemme, i lufthavnen eller hvor det nu kan være, er de fleste klar over, at det er billigere, så det bliver udnyttet ganske betragteligt”, vurderer Tomas Dyrbye.

Økonomien bag Teams og telefoni

Det ligger således lige for, at der vil vise sig besparelser på mobiltelefoni til erhverv. Det samme gælder for fastnettelefonien, når der ringes internationalt.

”Vi ringer via Teams mellem kontorerne nu, og det forventer vi giver en besparelse på telefonregningen, fordi der er mindre airtime”, siger Tomas Dyrbye.

Økonomi var et element i overvejelserne om skiftet til Microsoft Teams, herunder telefoni i Teams, men ifølge Tomas Dyrbye er det endnu for tidligt at give et bud på, hvilken størrelsesorden en eventuel besparelse ligger i.

Kort om JGH Group

 

Produkter og ydelser

JGH Group arbejder med international handel og forbinder forskellige grene af fremstillingsindustrien med deres marked.

De har bl.a. leveret alt fra skibe og brandbiler til Uganda, solenergianlæg til Zimbabwe, landbrugsmaskinel til Malawi og redningsfartøjer til Mauritius.

 

Telefoni i Microsoft Teams
  • Progressive har hjulpet JGH Group med implementering af Teams
  • Telefonien baserer sig på Uni-tels integration til Teams
  • Læs i øvrigt mere om afholdelse af det gode telefonmøde og det gode konferenceopkald

 

 

 

 

Løsning: Telefoni i Microsoft Teams

Branche: Handel

Antal medarbejdere: 25

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som JGH Group?

Kundecase: AOC, No. 2 og Trio

Kundecase: AOC, No. 2 og Trio

https://uni-tel.dk/

Telefoni, web og Michelin-stjerner

Når man som Christian Aarø driver restauranter på topniveau, er der ikke plads til svingende kvalitet. Heller ikke, når det kommer til telefoni og web. KLC Erhverv har installeret Uni-tel-løsninger på restauranterne AOC, NO.2 og Trio.

Christian Aarø har været i restaurationsbranchen i henved 30 år. De sidste 16 år er aktiviteterne foregået i eget firma, og det er ikke gået stille af sig. Den første Michelin-stjerne kom i 2010 og den næste i 2015. Og de holder ved endnu.

I 2017 indgik Christian Aarøs selskab, Aarø & Co aftale med KLC Erhverv om at installere og drive erhvervstelefoni og web på hans tre restauranter. Spisestederne har tre forskellige adresser, og der er tale om tre opsætninger af både mobil- og fastnettelefoni, web og wifi.

Ordentlig service er et krav

Christian Aarø stod selv for indkøbet og havde, ud over høj driftssikkerhed, kun ét ufravigeligt krav til leverandøren.

”Det var vigtigt for mig at finde en leverandør, hvor jeg bliver behandlet som kunde og ikke bare som et nummer. Derfor gik jeg efter et lidt mindre firma med en personlig kontakt”, forklarer Christian Aarø og uddyber.

”Hvis man har et nedbrud eller på anden måde får brug for hjælp, dur det ikke at få en person i røret, som ikke kan hjælpe. Og det er vigtigt, at man ikke fx skal igennem en masse spørgsmål for at få lov at få en tekniker ud”, forklarer Christian Aarø.

”Der er altid en god kommunikation”

Teknologien skal bare virke

Den erfarne restauratør lægger ikke skjul på, at telefoni ikke er noget, der optager ham synderligt i det daglige. Tingene skal grundlæggende bare virke.

”Så længe det virker, så er vi glade, og det gør det. Vi har primært kontakt med KLC, hvis vi skal have en ekstra telefon, eller hvis en ansat stopper. Så ringer vi op, og der er altid en god kommunikation”, siger Christian Aarø.

Under de høje kælderhvælvinger i Moltkes Palæ serverer AOC gastronomi baseret på lokale råvarer. Virksomhedens telefoni er baseret på Uni-tels One-Connect.

 

Intern telefoni og kunderettet web

Noget, der er med til at gøre driftssikkerheden på telefonien særligt vigtig, er, at aktiviteterne i firmaet ikke alene er geografisk spredt, men også fordeler sig på det meste af døgnet. Det bevirker nemlig, at store dele af den interne dialog foregår telefonisk.

For den kunderettede del ser det anderledes ud. Her er stabiliteten på web til gengæld afgørende for servicen.

”Det med at booke bord via telefonen var i gamle dage. I dag foregår stort set alt online. Der kan være nogen, der ringer om aftenen og spørger, om der er plads i bistroen (NO. 2, red.), og så skal det selvfølgelig virke. Men generelt foregår det online”, siger Christian Aarø.

 

 

Prisen betyder noget, men er ikke afgørende

Der er ikke mange direkte fællestræk mellem restaurationsdrift og telefoni, men når det foregå på Christian Aarøs niveau, kan man godt finde en enkelt: Kvaliteten er vigtigere end prisen.

”Selvfølgelig er det altid bedre at få en billigere løsning end den, man har. Vi sparede også penge, da vi skiftede teleselskab, og det var fint, men det var ikke det, der ledte til skiftet.”, slutter Christian Aarø.

Kort om Christian Aarø og restauranterne

Restauranter
  • AOC – gourmetrestaurant i Moltkes Palæ nær Kongens Nytorv i København
  • NO. 2 – lillesøster til AOC med integreret cocktailbar på Hammershøi Kaj på Christianshavn
  • Trio – Bistro på højt niveau, også fysisk. Den ligger i Axel Towers overfor Tivoli
Telefoni og web
  • KLC Erhverv har installeret både telefoni, web og wifi i restauranterne
  • Daglig drift og vedligeholdelse leveres af KLC Erhverv
  • Telefonien baserer sig på Uni-tels One-Connect
  • Internetforbindelsen er ligeledes leveret af Uni-tel

 

 

 

 

 

 

 

AOC – Aarø & Co

Løsning: One-Connect

Branche: Restauration

Antal medarbejdere: 45

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som Aarø & Co?

Kundecase: Micha

Kundecase: Micha

”Vi betaler aldrig for noget, vi ikke bruger”

Tøjfirmaet Michas skræddersyede løsning har gjort deres telefoni enklere, billigere og mere fleksibel.

(mere…)