Integration af telefoni og CRM

Integration af telefoni og CRM

Både kundeservice, salg og interne arbejdsgange løftes markant, når telefoni og CRM spiller sammen. Læs om mulighederne ved integration af telefoni- og kundesystemer og se, hvad det kræver at komme i gang.

Af: Casper Niebe, Product Manager, Uni-tel

Ingen kunder gider ringe til en virksomhed og forklare deres sag tre gange, før de rammer den rigtige medarbejder. Ligesom ingen gider at blive ringet op af flere sælgere fra samme virksomhed, som ikke har koordineret deres indsats. Begge er klassiske eksempler på, hvad der kan ske, hvis telefon- og CRM-systemerne ikke taler sammen.

Med god integration af telefoni og CRM er det enkelt at skabe elegante kundedialoger og samtidig undgå at spilde folks tid. Hertil oplever de fleste, at integrationen sparer tid på de indre linjer.

Se nogle af Uni-tels integrationer >>

Telefoni og CRM handler om at bruge data klogt

Når man først får hul på at integrere telefoni og CRM, åbner der sig masser af muligheder. Forskellige virksomheder har forskellige behov, men visse ting går igen de fleste steder. Nedenstående eksempler vælger mange at implementere helt fra start.

Se kundeoplysninger ved indgående kald

Før opkaldet besvares, vises navnet på kunden, og medarbejderen kan skimme noterne om, hvad sidste samtale handlede om. Så slipper kunden for at forklare historikken endnu en gang, og I giver en hurtigere og bedre service.

Sorter i opkald med automatiseret omstilling

Sorter i opkaldene ved at lade telefonsystemet slå op i CRM-systemet og prioritere hvilke kunder, der lander i hvilke køer. Og hvem ved – måske er en kunde i restance og skal forbi bogholderiet, før han ryger til teknisk afdeling.

 

Automatisk registrering af data på samtaler

Opsæt automatisk registrering af nyttige data på telefonsamtaler. Fx tid og dato for tidligere opkald og hvilken medarbejder, kunden sidst talte med. Det sparer tid og giver en bedre oplevelse, næste gang I taler med kunden.

 

Sådan virker telefoni og CRM-integration

Relevant for små og store virksomheder

For de fleste større virksomheder er kobling mellem CRM og telefoni nærmest obligatorisk. Men rigtig mange små og mellemstore virksomheder kan også høste store gevinster af integrationen.

Casestory:

”Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted”

Danske Konferencecentre, som har ni medarbejdere, har integreret deres telefoni i Microsoft Teams, som igen er integreret med Microsoft Dynamics. På den måde har de skabt en elegant platform, der fungerer som omdrejningspunkt for stort set al deres kommunikation.

Læs casestory om Danske Konferencecentre >>

Læs mere om telefoni i Microsoft Teams >>

Let at komme i gang

– De tekniske krav til at integrere telefoni og CRM er få og enkle

  • Telefoni-kunder hos Uni-tel kører via vores fleksible One-Connect-platform. Den er enkel at sætte op, ekstremt populær og bruges af tusindvis af små og store virksomheder.
  • At integrere til virksomhedens CRM og andre systemer kræver ingen aktivering og følger standard med fra start.
  • Integration til CRM-systemer varierer lidt fra system til system men processen er enkel og kræver ikke viden om kode eller telefoni

Få mere at vide >>

Integration til langt de fleste CRM-systemer

Uni-tels platform er superfleksibel og kompatibel med langt de fleste CRM- og ERP-systemer.

Store og små CRM-systemer

Ud over meget bredt anvendte CRM-systemer som Microsoft Dynamics, Salesforce, SuperOffice og WebCRM fungerer Uni-tels integration med langt det meste i den store underskov af webbaserede CRM-systemer, som er vokset frem i de senere år.

Moderne hybrid-systemer

I tillæg til de rene CRM-systemer arbejder Uni-tel også tæt sammen med nyere spillere på markedet, som samler alle virksomhedens kontaktflader i ét system. Fx DIXA, Totalview og Miralix.

Kom i gang med integration af telefoni og CRM

Vil du vide mere om, hvad integration af telefoni og CRM kan gøre for jeres virksomhed, og hvad der skal til for at komme i gang? Så tryk på knappen nedenfor og vælg den kontaktform, der passer dig bedst.

Kundecase: Danske Konferencecentre

Kundecase: Danske Konferencecentre

”Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted”

Danske Konferencecentre begyndte at arbejde i Microsoft Teams i 2019. Skiftet til Teams var enkelt og har medført store fordele, ikke mindst i forhold til telefoni og CRM.

Når man som foreningen Danske Konferencecentre håndterer betydelige dele af salgsarbejdet for over 100 partnervirksomheder, byder dagligdagen på masser af kommunikation. Der kommer henvendelser via alle digitale kanaler, og der følges telefonisk op på dem alle.

”Vi er dybt afhængige af telefoni, der fungerer og kan håndtere den volumen, vi har. Hvis der fx kommer en besked via hjemmesiden, ringer vi op inden for fem minutter. Så vi bruger rigtig meget tid på telefonen”, siger Yvonne Willersrud, der sammen med fire kolleger varetager hovedparten af den daglige kontakt til Danske Konferencecentres partnere og kunder.

Danske Konferencecentre forbinder deres partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events. Billedet er fra Vingsted hotel- og konferencecenter. Foto: Pressefoto

Hurtigt oppe at køre

Foreningen flyttede både telefoni og store dele af deres administration over på Teams-platformen i 2019. Skiftet indebar en samtidig integration af telefonien til CRM-systemet Microsoft Dynamics. Det hele foregik i løbet af få dage, og alle medarbejdere tog det hurtigt til sig.

”I forhold til telefonidelen fik vi fx at vide mandag morgen, hvordan vi skulle gøre. Der var en konsulent ude til at løse de få udfordringer, der opstod, og dagen efter var det faktisk hverdag. Vi kunne mærke, at det blev prioriteret højt at få os op at køre hurtigt”, siger Yvonne Willersrud.

Læs mere om telefonmøde, konferenceopkald og videokonference >>

Krav om integration til CRM

Danske Konferencecentre forbinder deres over 100 partnere med virksomheder, der har brug for et sted at afholde arrangementer og events af enhver art. Den brede kontraktkreds gør en god integration mellem telefoni og CRM særdeles værdifuld. Netop dette var også et af de vigtigste krav, da de skulle vælge et nyt system.

”Da vi tog integrationen til CRM i brug, cirka 14 dage efter opstarten med Teams, oplevede vi for alvor, hvor smart det var. Det med at få tingene samlet, sådan at CRM-systemet ejer telefonnumrene, så de kun skal opdateres ét sted, sparer en masse tid i dagligdagen”, forklarer Yvonne Willersrud. Hun fremhæver desuden, at man kan ringe ud med få klik i CRM og få vist kontaktkort ved indgående kald, så det straks er synligt, hvilken kunde eller partner, der er i røret.

Chat og Outlook letter hverdagen

Microsoft Teams er et stort system med mange funktioner. Hos Danske Konferencecentre er flere elementer hurtigt blevet en vigtig del af hverdagen. Ifølge Yvonne Willersrud har de mange hjemmearbejdsdage under Covid-19-krisen haft en naturlig indvirkning på, hvor hurtigt de har taget det til sig, og hvad de bruger her og nu.

”En af de features, vi bruger rigtig meget, er chat. Al den dialog vi havde henover skrivebordene, kører nu på chat. Man kan se, hvem der er online og ser beskederne og man kan se, om en besked er læst”, fortæller Yvonne Willersrud, som også fremhæver integrationen til Outlook.

”Integrationen til Outlook gør det let at se, hvem der sidder i møde, uden at man behøver åbne deres kalender. Tingene spiller sammen, så man får overblikket ét sted.”

En nem proces

Hun forventer, at de løbende vil tage flere features i brug, ligesom hun er åben for, at deres vaner meget vel kan ændre sig, når arbejdslivet normaliseres efter Covid-19-pandemien.

”Der er formentlig en begrænsning på, hvor meget man mentalt kan tage ind samtidig. Man tager det med det største behov først”, siger Yvonne Willersrud.

Selvom det kan ses som en stor beslutning at skifte en hel platform ud, har hun ikke haft fornemmelsen af, at noget var vanskeligt.

”Måske har det spillet ind, at vi havde internettelefoni i forvejen. Men jeg oplevede ikke, at noget var besværligt. Vi er glade for vores valg, og vi er glade for den support vi har fået”, siger Yvonne Willersrud.

Kort om Danske Konferencecentre

 

Produkter og ydelser

Danske Konferencecentre, stiftet i år 1990, er en forening af over 100 møde- og konferencecentre. Foreningen fungerer som et salgs- og udviklingshus for konferencecentrene, som kobles med virksomheder, der søger egnede steder til konferencer, møder, events, firmafester mv.

 

Telefoni i Microsoft Teams

  • M Networks har hjulpet Danske Konferencecentre med implementering af Microsoft Teams, inklusive telefoni.
  • Telefonien baserer sig på to teknologier fra Uni-tel, nemlig integration til Teams samt Uni-Connect, som integrerer telefonien med CRM-systemet, som i dette tilfælde er Microsoft Dynamics.

 

 

 

 

Løsning: Telefoni i Microsoft Teams og integration til Dynamics

Branche: Salg og markedsføring

Antal medarbejdere: 9

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som Danske Konferencecentre?

Kundecase: Søren Knudsen A/S

Kundecase: Søren Knudsen A/S

”Vores hovedprioritet var en løsning, hvor dækningen var i top”

Høj dækning, høj oppetid og mulighed for at håndtere en døgnåben vagtordning. Sådan lød Søren Knudsen A/S’ tre hovedkrav, da de skulle vælge telefonsystem. BirkTeq leverede en Uni-tel-løsning, som kan det hele og mere til.

Søren Knudsen A/S er specialister i kabel- og ledningsarbejde og har dagligt medarbejdere ude på opgaver i det meste af Jylland. Med mange store kunder i forsyningssektoren er stor geografisk spredning og driftssikkerhed vigtige nøgleord for den Herning baserede virksomhed. Det kom også til at spille en hovedrolle i valget af telefoni.

”Vi opererer i hele Jylland og skal altid kunne få fat i alle medarbejdere på telefonen. Der er forskel på, om man er i Sønderjylland, hvor noget fungerer godt, eller ude vest på, hvor andet har en bedre dækning”, siger Lisbeth Hoffmann, som har det daglige ansvar for virksomhedens administration.

Læs mere om Uni-tels mobilabonnementer >>

Frit valg mellem TDC og Telenors net

Kravet til dækning gælder ikke blot telefoni, men også mobilnet. Medarbejderne skal både kunne komme i telefonisk kontakt med hovedkontoret, hinanden og kunderne og samtidig kunne tilgå forskellige apps, som indgår i virksomhedens drift.

”Vores hovedprioritet, da vi skulle træffe valget, var en løsning, hvor dækkeevnen var i top. Derfor blev det afgørende, at vi hos Uni-tel kunne vælge frit mellem TDC og Telenors net”, siger Lisbeth Hoffmann.


Søren Knudsen A/S laver udgravninger i hele Jylland. Derfor benytter de Uni-tels frie operatørvalg, så de kan vælge den linje med bedst dækning i området. Foto: Søren Knudsen A/S

Driftsstabilitet i højsædet

Nogle af Søren Knudsen A/S´ øvrige krav til telefoni hænger sammen med, at de har mange kunder i forsyningssektoren, hvoraf flere skal kunne komme i kontakt med dem 24 timer i døgnet, året rundt.

”Stabilitet er vigtigt. Det skal være noget, der duer og ikke går ned”, siger Lisbeth Hoffmann og forklarer, at det samtidig betød meget, at løsningen kunne bære deres vagtordning.

”Vi udfører tilkaldeopgaver og har en vagttelefon, så energivirksomhederne kan få fat i en reparatør 24 timer i døgnet, hvis der sker et nedbrud. Vores vagtordning går på skift, og medarbejderne kan melde sig til og fra i forhold til, hvem der er ledig. Det skal telefonløsningen kunne håndtere”, forklarer Lisbeth Hoffmann.

Hurtig oprettelse af nye numre

Ud over disse væsentlige elementer, knytter der sig en stribe andre funktioner til løsningen. Der skal naturligvis være et velfungerende omstillingssystem. Der skal også være en app, hvor det er let for medarbejderne at finde hinandens numre. Også selvom de står ved en boring på en øde mark i Vestjylland.

Lisbeth Hoffmann fremhæver hertil, at ordningen er nem at administrere. Der er ingen binding, så de kan hurtigt skalere op og ned, så de undgår at betale for numre, der ikke er i brug. Ansætter de nye folk, er det tillige hurtigt at komme i gang.

”Oprettelsen af nye medarbejdere går hurtigt. Vi har nummeret med kode og det hele inden for et kvarter. Så nye telefoner er oppe at køre med det samme”, siger Lisbeth Hoffmann.

Søren Knudsen A/S´ løsning er leveret af BirkTeq, som desuden står for løbende tilpasning til det aktuelle behov. Søren Knudsen A/S har været kunder hos Uni-tel siden 2017.

Kort om Søren Knudsen A/S og telefoni

Udfører bl.a. styrede underboringer og nedgraver fiber-, el- og telefonkabler. Kunderne er i høj grad i forsynings- og telesektoren. Firmaet medvirker i alle dele af projekter fra planlægning til emnet tages i brug.

 

Telefoni og web

  • BirkTeq har installeret omtrent 150 telefoner hos Søren Knudsen A/S
  • Hovedvægten er på mobiltelefoni, som benytter både TDC og Telenors net
  • Daglig drift og vedligeholdelse leveres af BirkTeq
  • Løsningen baserer sig på Uni-tels One-Connect-platform

 

 

 

 

Søren Knudsen A/S

Løsning: Mobilbaseret One-Connect

Branche: Entreprenør

Antal medarbejdere: 150

————————————–

 

 

Vil du have en løsning som Søren Knudsen A/S?

 

———————————-

Søren Knudsen A/S´ Uni-tel-løsning er leveret af forhandleren BirkTeq.

Kundecase: JGH Group

Kundecase: JGH Group

”Medarbejderne har hurtigt og intuitivt taget Teams til sig”

Handelshuset JGH Group har samlet al kommunikation i Teams. Overgangen var ligetil, og medarbejderne oplever et intuitivt system, som slet og ret bare virker.

Med 25 medarbejdere placeret på tre kontinenter er effektive kommunikationslinjer afgørende for JGH Group. I slutningen af 2019 valgte handelshuset derfor i samråd med Progressive at implementere Microsoft Teams. Med overgangen til Teams fik de samlet al kommunikation ét sted, inklusive telefonien, som hviler på Uni-tels unikke integration til Microsofts populære platform.

”Teams har udviklet sig til at blive et omdrejningspunkt for al vores kommunikation. Du har chat, telefoner, kalender og filer i ét system, så det er rigtig smart”, fortæller CFO, Tomas Dyrbye.

Handelshuset JGH Group har kontorer i tre lande og leverer bl.a. skibe og solenergianlæg til tredjeverdenslande. Al deres kommunikation, inklusive telefoni, kører via Teams. Foto: JGH Group.

En oplagt hjemmearbejdsplads

Nedlukningen af Danmark som følge af COVID-19 har stået på i en måned, da vi taler med ham, og han bemærker, at det nye system er ekstra smart i en situation, hvor mange arbejder hjemme. Fx er den telefoni-hardware, som før stod på kontoret som en nødvendig del af telefonsystemet, blevet overflødig.

”Før havde vi en klassisk telefonløsning. Et apparat på hvert skrivebord og omstilling og mobiltelefoner ved siden af. Et helt almindeligt gammeldags system. Nu er telefonerne væk, og folk bruger computeren eller mobilen til alle samtaler”, siger Tomas Dyrbye.

Læs mere om telefonmøde, konferenceopkald og videokonference >>

Potentiel effektivitetsgevinst

Han beskriver integrationen af chat, telefoner, kalender og filer i ét system som fikst og intuitivt og vurderer også, at det kan gavne effektiviteten i måden, folk samarbejder på.

”Der er nogle intuitive fordele ved det. Det er fx meget hurtigt at klikke ind og deltage på et møde, og det er nemt at dele filer. Jeg tror, at det på sigt vil medvirke til at forbedre vores effektivitet”, siger Tomas Dyrbye.

Medarbejderne tager godt i mod det

Han tilføjer, at det også har spillet en rolle for deres teknologivalg, at de har mange unge ansatte, som kommer med en forventning om, at en virksomhed som JGH Group har moderne systemer. Hans opfattelse er da også, at medarbejderne i meget vidt omfang har taget godt i mod overgangen til Teams. Til trods for, at det i udgangspunktet kan syne af en stor omvæltning.

”Vi overvejede det grundigt, før vi skiftede, og var inde på, om det ville være for stor en forandring. Men brugermæssigt har folk taget det til sig hurtigt og intuitivt, og det har været en god transfer. Så konsulenterne havde ret. Det virkede, og de havde styr på det”, siger Tomas Dyrbye.

Det virkede, og de havde styr på det

Ud over den tekniske migrering har processen også indeholdt en grad af uddannelse, ligesom JGH Group har prioriteret at forsyne alle medarbejdere med headsets i høj kvalitet, som sidder godt og har god lyd.

Hvordan fungerer Teams i forhold til mobiltelefonien?

”Den kan også køre via Teams. Den kan det samme som på computeren. Hvis der ikke er wifi, vil det være dyrere, og der er selvfølgelig situationer, hvor det ikke kan lade sig gøre. Men hvis man er på wifi enten hjemme, i lufthavnen eller hvor det nu kan være, er de fleste klar over, at det er billigere, så det bliver udnyttet ganske betragteligt”, vurderer Tomas Dyrbye.

Økonomien bag Teams og telefoni

Det ligger således lige for, at der vil vise sig besparelser på mobiltelefonien. Det samme gælder for fastnettelefonien, når der ringes internationalt.

”Vi ringer via Teams mellem kontorerne nu, og det forventer vi giver en besparelse på telefonregningen, fordi der er mindre airtime”, siger Tomas Dyrbye.

Økonomi var et element i overvejelserne om skiftet til Microsoft Teams, herunder telefoni i Teams, men ifølge Tomas Dyrbye er det endnu for tidligt at give et bud på, hvilken størrelsesorden en eventuel besparelse ligger i.

Kort om JGH Group

 

Produkter og ydelser

JGH Group arbejder med international handel og forbinder forskellige grene af fremstillingsindustrien med deres marked.

De har bl.a. leveret alt fra skibe og brandbiler til Uganda, solenergianlæg til Zimbabwe, landbrugsmaskinel til Malawi og redningsfartøjer til Mauritius.

 

Telefoni i Microsoft Teams

  • Progressive har hjulpet JGH Group med implementering af Teams
  • Telefonien baserer sig på Uni-tels integration til Teams

Løsning: Telefoni i Microsoft Teams

Branche: Handel

Antal medarbejdere: 25

————————————–

Vil du have en løsning som JGH Group?

Telefonmøde, konferenceopkald og videokonference

Telefonmøde, konferenceopkald og videokonference

Afstand behøver ikke forhindre godt samarbejde. Afhold jeres næste konferenceopkald eller telefonmøde med Uni-tels gratis mødetelefon eller løft samarbejdet til nye højder med tele- og videokonferencer i Microsoft Teams.

Af: Casper Niebe, Product Manager, Uni-tel

Gratis telefonmøde og konferenceopkald

Uni-tels mødetelefoni er gratis at bruge, uanset telefonabonnement. I kan ringe ind til et telefonmøde fra både fastnet og mobil. Der opkræves kun almindelig telefontakst. Det er med andre ord lige til at gå til for alle.

Sådan bruges mødetelefonen

Følg de tre step nedenfor og kom i gang med det samme. Se også vores tips til, hvordan I får det bedste ud af jeres telefonmøder og konferenceopkald nederst her på siden.

Step 1

Aftal et selvvalgt konferencenummer på otte cifre med alle deltagere

Step 2

Aftal en selvvalgt pinkode på fire cifre med alle mødedeltagere.

Step 3

Ring til 25 980 980 og indtast konferencenummer + pinkode

Telefonkonference og videokonference med Microsoft Teams

Den optimale løsning til videokonferencer er Microsoft Teams. Microsofts platform til samarbejde kan alt det samme som gratis konference-tjenester som Google Hangouts og Skype, men med masser af fantastiske professionelle features oveni.

Uni-tel har som de første udviklet en fuld integration af telefoni i Microsoft teams. Integrationen giver nye muligheder for fx at invitere eksterne deltagere med i mødet.

For deltagere, der ønsker det, kan video-deltagelse fravælges, så man alene deltager som på en almindelige telefonkonference.

Kom i gang med telefoni i Teams >>

Masser af Teams-features til video- og telefonkonference

Telefoni integreret i Teams er et stærkt værktøj til hjemmearbejde. Alle de funktioner, man bruger på arbejdspladsen, er med på ens laptop – inklusive telefoni. Alt samarbejde kan dermed foregå omtrent som på kontoret, men uden den fysiske kontakt. De fleste eksterne kontakter – kunder, samarbejdspartnere mv. – vil opleve det præcis som om, medarbejderen har en almindelig arbejdsdag på kontoret.

Teams-møder og konferenceopkald er også effektive, når 2-3 personer sidder på forskellige fysiske placeringer og fx har behov for at gennemgå samme dokument. I Teams er det let at invitere folk ind og kigge med under mødet. Det kræver blot, at man sender en mødeinvitation via en e-mailadresse. Dernæst kan modtageren gå ind via en browser eller ringe ind til telefon- eller videokonferencen.

 

Udvalgte features

Høj sikkerhed ved telefon- og videokonference
Møder via Microsoft Teams overholder samme høje sikkerhedsstandarder som Office 365.

Kvaliteten holder
Når I mødes via Teams, er lyd-, video- og skærmdelingskvalitet på højeste niveau.

Lydmøde på farten
Med et globalt opkaldsnummer kan folk deltage på farten. Det eneste, der kræves, er en mobilenhed og Teams.

Nem inddragelse
Det er let at inddrage alle i mødet. Mødedagsordenen kan deles samtidig med, at invitationen sendes ud via Teams-mødeinvitationer, og det er muligt at chatte med deltagerne før mødet.

Effektive online-møder
Konferenceopkald via Teams kommer så tæt på et fysisk møde som muligt, når man aktiverer features som planlægningshjælp, notetagning, skærmdeling, mødeoptagelse og chat.

Læs mere om Uni-tels Teams-telefoni >>

Telefonmøde med og uden ekstra hardware

Nogle foretrækker at benytte særlige faciliteter til mødetelefoni og videokonferencer. Det kan være smart og komfortabelt, men det er ikke nødvendigt for at få en god mødeoplevelse.

Uden ekstra hardware

Hvis I sidder ved hver sit skrivebord, kan I bruge jeres almindelige headset, jeres almindelige telefon eller jeres mobiltelefon. Selvom I er flere på fra samme lokation, kan I stadig klare jer med en mobiltelefon på bordet som eneste hardware. Hvis der skal billede på, kræver det et webcam på computeren eller et mobilkamera. Denne løsning er dog ikke optimal med flere deltagere omkring samme mødebord.

Med ekstra hardware

Hvis videokonferencer og telefonkonferencer indgår som en del af dagligdagen, og der ofte er flere deltagere, kan det give mening at investere i ekstra hardware. Det kan f.eks. være en konferencetelefon – også kaldet en skildpadde – som kan stå midt på mødebordet. Den kan evt. kombineres med en storskærm og et webcam, som fanger alle deltagere, så dem på den anden lokation kan se, hvem der siger hvad. Flere af Uni-tels forhandlere leverer smarte løsninger til virtuelle møder på højt niveau og rådgiver også om, hvilke headsets, der passer til hvilke behov.

Tips til det gode telefonmøde

Telefonmøder og videokonferencer er smarte og sparer transport og tid. Men hvis mødet skal være en succes, er der visse retningslinjer, alle bør kende. Vi bringer her en række tips til det gode telefonmøde og den gode videokonference.

Før mødet

Udsend en agenda før mødet
Send agenda ud til alle deltagere på forhånd. Gør det klart i indkaldelsen, hvad du som mødeansvarlig ønsker at opnå med mødet (f.eks. beslutning om A eller B).
Inviter kun de nødvendige
Overvej nøje hvilke deltagere, det er nødvendigt at have med. Jo flere deltagere, desto sværere bliver mødet. Man har ikke helt den samme intuitive fornemmelse som ved fysiske møder for, hvem der har ordet.
Arrangøren bør ringe ind fem minutter før
Som mødearrangør, bør du selv ringe til konferencen cirka fem minutter før mødestart. På den måde undgår du enhver tvivl blandt deltagerne, om hvorvidt de er i den rigtige telefonkonference.
Mød til tiden
Det giver sig selv, at alle bør møde til tiden. Til et telefonmøde er det dog endnu vigtigere. Selvom teknologien er stærk, kan der opstå tekniske problemer, hvis der indtastes forkerte koder mv. Det røver tid fra alle og kan undgås ved at være i god tid

Under mødet

Hold styr på at alle er med
Mødeindkalder bør holde styr på, at alle deltagere er med. Få alle til at præsentere sig, når de ringer ind.
Mødeindkalder har ansvaret
Mødeindkalder er – hvis ikke andre udpeges – ordstyrer for mødet. Ordstyrer informerer om, hvem der rundsender skriftligt referat efter mødet. Når alle deltagere er med, byder mødeindkalder velkommen og ridser kort agendaen op.
Dæmp mikrofonen når du ikke taler
Undgå unødig støj ved at sætte din telefon på mute, når du ikke taler.
Sig dit navn før du taler
Hvis I er mere end 4 deltagere, så start med at sige dit navn, før du taler.
Undgå at afbryde
Det er endnu vigtigere end ved fysiske møder at undgå at afbryde andre, der taler. Under et konferenceopkald skaber det forvirring, og det kan tage tid at komme tilbage på sporet. Også selvom det er en videokonference, hvor I kan se hinanden på skærmen.
Fat dig i korthed
Undgå lange og vævende monologer. Hold det kort, præcist og konkret for mødets emne.
Hold mødet kort og præcist
Det kan være endnu sværere at bevare folks opmærksomhed under et konferenceopkald end til et fysisk møde. Og du kan ikke se, hvornår folk begynder at kigge på deres mobiler, mens andre taler. Den sikreste vej til at få et godt og koncentreret møde er at gøre det kort og holde sig til dagsordenen.

Afrunding

Oprids konklusionerne
Når mødet er færdigt, runder mødeleder af ved i punktform at ridse op, hvad I er blevet enige om.
Send opfølgende input
Mødeleder inviterer deltagerne til at sende eventuelle opfølgende input til alle deltagere, alternativt til mødeleder, som rundsender efterfølgende.
Vent med at arrangere næste møde
Undlad at arrangere ”næste møde” på selve mødet. Det er der bedre værktøjer til end telekonferencer, og I risikerer, at mødet ebber langsomt ud frem for at få en effektiv, energifuld afslutning.